Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością działa za pośrednictwem swoich organów – zarządu, rady nadzorczej oraz zgromadzenia wspólników. Mimo że to zarząd prowadzi bieżącą politykę działalności spółki i reprezentuje ją na zewnątrz, to najważniejsze decyzje o charakterze strategicznym podejmuje zgromadzenie wspólników. Zgromadzenie wspólników jest organem uchwałodawczym, a zatem odpowiedzialnym za najważniejsze decyzje związane z działaniami spółki. Jest to na tyle istotny organ, że w praktyce bez niego spółka nie byłaby w stanie istnieć. Zwyczajne zgromadzenie wspólników stanowi niezbędny element prawidłowego funkcjonowania każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Zwołanie zgromadzenia wspólników a rok obrotowy spółki Zgromadzenie powinno odbywać się co najmniej raz w roku w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby termin ten został skrócony poprzez umowę spółki. Zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników należy do obowiązków zarządu spółki, zaś w przypadku jej likwidacji – do likwidatorów. Omawianą materię szczegółowo reguluje art. 231 Ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (dalej jako ksh). Jak zostało wskazane, zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z odbywa się corocznie w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Czym jednak jest rok obrotowy? Rok obrotowy jest instytucją prawa podatkowego. Zgodnie z Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości pod tym pojęciem rozumie się rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa (w przypadku spółki z jest to umowa spółki). W sytuacji, gdy spółka rozpoczęła działalność w pierwszej połowie przyjętego roku obrotowego, pierwszy rok obrotowy będzie krótszy niż 12 miesięcy. Jeżeli jednak spółka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, wówczas sprawozdanie finansowe za ten okres może połączyć ze sprawozdaniem finansowym za rok następny. Takie działanie musi jednak zostać ujęte w umowie spółki – musi ona wówczas posiadać zapis mówiący o tym, że pierwszy rok obrotowy będzie dłuższy niż 12 miesięcy. Rok obrotowy może rozpoczynać się w dowolnym okresie, np. 1 marca czy 15 lipca. Może również zostać w każdym czasie zmieniony. Należy jednak pamiętać, że taka zmiana wiąże się ze zmianą umowy spółki, a co za tym idzie – będzie skuteczna dopiero od chwili zarejestrowania jej w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Termin umowny zwołania zgromadzenia wspólników Przepis art. 235 § 1 ksh wskazuje wprost, że zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Jednocześnie ustawodawca, w art. 235 § 2 ksh, przewidział dopuszczalność wskazania innego terminu na odbycie zgromadzenia w umowie spółki. Termin ten nie może być jednak dłuższy niż 6 miesięcy. Postanowienie wskazujące na dłuższy termin należy uznać za sprzeczne z ustawą, a tym samym za nieważne. Zgromadzenie wspólników musi odbyć się co najmniej raz w roku, co trzeba odczytywać jako przyzwolenie ustawowe na częstszą organizację zgromadzeń, jeżeli jest to konieczne do rozpatrzenia sprawozdań i podjęcia stosownych uchwał. Należy zwrócić uwagę, że wyżej wskazany termin jest terminem instrukcyjnym. Odbycie się zwyczajnego zgromadzenia wspólników po terminie nie ma wpływu na ważność uchwał podjętych na zgromadzeniu, chyba że naruszenie terminu mogło mieć wpływ na ich treść. W wyroku Sądu Najwyższego z 8 grudnia 1998 r. (sygn. akt: I CKN 243/98) możemy przeczytać, że „uchwała powzięta przez zgromadzenie zwołane po upływie terminu 6 miesięcy od zakończenia każdego roku obrachunkowego może być uchylona tylko wówczas, gdy zostanie wykazane, że naruszenie terminu miało wpływ na jej treść”. Mimo że niedotrzymanie terminu, co do zasady, nie ma wpływu na ważność podjętych uchwał, to może rodzić odpowiedzialność odszkodowawczą członków zarządu (pod warunkiem, że ponoszą oni winę) oraz odpowiedzialność wewnątrzkorporacyjną – członkowie mogą zostać odwołani z pełnionych funkcji. Dodatkowo, jeżeli niezwołanie zgromadzenia w terminie będzie miało negatywny wpływ na podmioty trzecie, sąd rejestrowy może uznać takie działanie za przestępstwoc i na podstawie art. 594 § 1 pkt 3 ksh nałożyć na członków zarządu karę grzywny do 20 tys. zł. Jeżeli zarząd spółki nie zwoła zwyczajnego zgromadzenia wspólników w terminie, prawo to przechodzi na radę nadzorczą i komisję rewizyjną. Zwołanie zwyczajnego zgromadzenia Zwoływanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników należy do kompetencji zarządu spółki. To uprawnienie nie może być wyłączone ani ograniczone poprzez umowę spółki. Zwołanie zgromadzenia wspólników jest czynnością przekraczającą zakres zwykłych czynności spółki, dlatego też powinno być poprzedzone uchwałą zarządu. Nie musi ona mieć formy pisemnej, wystarczy forma ustna. Od powyższego istnieje wyjątek, zgodnie z którym nie jest potrzebna uchwała zarządu, jeżeli na nieformalnie zwołanym zgromadzeniu reprezentowany jest cały kapitał zakładowy i nikt z obecnych nie zgłosi sprzeciwu dotyczącego odbycia się zgromadzenia. W przypadku formalnego zwołania zgromadzenia uchwała zarządu powinna zawierać postanowienie o zwołaniu zgromadzenia, wskazywać datę, godzinę i miejsce jego odbycia, a także ogólny porządek obrad. Ponadto należy zwrócić uwagę na nowelizację ksh w przedmiocie wyłączenia głosowania pisemnego. W noweli, która weszła w życie 1 marca 2019 r., uchylony został art. 231 § 4, zgodnie z którym wyłączona była możliwość pisemnego głosowania (głosowania na odległość, bez udziału w zgromadzeniu wspólników) co do powzięcia uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty oraz udzielenia członkom organów spółki absolutorium. Oznacza to, że zgodnie z art. 227 § 2 KSH wspólnicy spółki mogą powziąć uchwałę będącą przedmiotem zgromadzenia wspólników, bez odbycia takiego zgromadzenia, o ile wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne. Obligatoryjny przedmiot obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników Przedmiot obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników został opisany w art. 231 § 2 ksh, przy czym należy pamiętać, że jest to minimalny obszar obrad. Katalog ten ma charakter otwarty i nic nie stoi na przeszkodzie, aby w czasie zgromadzenia poruszyć też inne kwestie. Zgodnie z powyższym przepisem minimalny przedmiot obrad obejmuje: rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy; udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków; powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników. Dwie pierwsze wymienione powyżej kompetencje leżą wyłącznie w gestii zgromadzenia wspólników i mogą być omawiane jedynie podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Niedopuszczalne jest podjęcie w tych sprawach uchwał na nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników. Zgromadzenie wspólników, które nie obejmuje owych kwestii, nie może być uznane za zwyczajne. Uchwały zgromadzenia wspólników Prawo do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników przysługuje każdemu wspólnikowi spółki. Jest ono uprawnieniem, a nie obowiązkiem. Zgodnie z art. 241 ksh, jeżeli przepisy lub umowa spółki nie stanowią inaczej, zgromadzenie wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów. Prawo do uczestnictwa przysługuje także członkom organów spółki. W tym wypadku jednak jest to niejako obowiązek uczestniczenia w zgromadzeniu. Wynika to z faktu, że wspólnicy mają prawo do żądania i uzyskania informacji o spółce od jej organów, co jest możliwe jedynie za pośrednictwem członków organów spółki. Uchwała wspólników jest wyrazem woli, który obowiązuje wszystkich wspólników spółki, również tych, którzy byli przeciwni jej podjęciu. Uchwała zgromadzenia wspólników wywołuje skutki wewnątrzkorporacyjne, zobowiązuje zarząd spółki do podejmowania działań mających na celu realizację podjętych uchwał. Warto nadmienić, że w stosunkach zewnętrznych – w odniesieniu do podmiotów trzecich – omawiany rodzaj uchwał nie wywołuje żadnych skutków prawnych. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, do podjęcia uchwał na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników wymagane jest uzyskanie bezwzględnej większości głosów. Oznacza to, że do podjęcia uchwały potrzeba co najmniej 50% głosów + 1 głos, przy czym uwzględnia się również głosy wstrzymujące się. Głosowanie podczas zgromadzenia jest co do zasady jawne. Głosowanie tajne dotyczy jedynie wyboru członków organów spółki oraz rozpatrywania wniosków o odwołaniu członków tych organów lub pociągnięcia ich do odpowiedzialności. Dodatkowo tajne głosowanie należy zarządzić na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu. Wspólnicy mogą również powziąć uchwałę o uchyleniu tajności głosowania w sprawach dotyczących wyboru komisji powoływanej przez zgromadzenie wspólników. Uchwały podjęte przez zgromadzenie wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych, lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi o wypis protokołu do księgi protokołów. Niektóre uchwały zgromadzenia wspólników wymagają objęcia ich protokołem sporządzonym w formie aktu notarialnego – dotyczy to w szczególności uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki, w sprawie połączenia, w sprawie podziału spółki oraz o przekształceniu spółki. Każda uchwała wspólników może zostać zaskarżona w drodze powództwa o uchylenie uchwały lub powództwa o stwierdzenie jej nieważności. Zwyczajne zgromadzenie wspólników – podsumowanie Zwyczajne zgromadzenie wspólników stanowi niezbędny element każdej prawidłowo funkcjonującej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Zgromadzenie to ma za zadanie podejmować kluczowe decyzje dla dalszego działania spółki na rynku, czyli podejmuje uchwały w przedmiocie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, udzielenia członkom organów spółki absolutorium oraz ewentualnego podziału zysku lub pokrycia strat. Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się przynajmniej raz do roku, w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.
Ze zgromadzenia wspólników powinien zostać sporządzony protokół. W jego treści powinna znaleźć się uchwała wyrażająca zgodę na dokonanie danej czynności. A zatem choć zgoda wspólników na dokonanie danej czynności musi być udzielona w uchwale wpisanej do protokołu, co może wydawać się skomplikowane, są to proste w Spółki kapitałowe, w szczególności spółka z i spółka akcyjna, mają liczne obowiązki związane z ich bieżącą działalnością. Na obowiązki spółek składa się obowiázek ujawniania i aktualizacji danych w odpowiednim rejestrze (KRS), ale także cykliczna, coroczna sprawozdawczość w kwestiach finansowych. Celem wypełnienia tego obowiązku, wspólnicy obowiązani są corocznie podejmować określone prawem uchwały na tzw. Zwyczajnych Zgromadzeniach Wspólników. Jak takie Zgromadzenie odbyć? zachęcamy do lektury niniejszego artykułu. ZZW w spółce z czym jest Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników to nic innego jak szczególne zebranie wszystkich wspólników spółki, na którym omawiane są najważniejsze dla spólki aspekty ( takie jak jej dalsze istnienie w przypadku odnotowania znacznej straty). Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników ma jednak formalny charakter, ponieważ przede wszystkim musi być formalnie zwołane. Zazwyczaj zwołanie ZZW jest kompetencją zarządu, a o ile umowa spółki nie przewiduje inaczej, zwołanie powinno odbyć się z odpowiednim wyprzedzeniem, za pośrednictwem listów poleconych. Obecność na ZZW nie jest obowiązkowa. Zgromadzenie można odbyć także bez formalnego zwołania, o czym szerzej poniżej. Na ZZW przede wszystkim wybiera się przewodniczącego, który czuwa nad porządkiem obrad. Powinno się wybrać również protokolanta, który w praktyce powinien zająć się protokołowaniem porządku obrad. Pod protokołem należy umieścić podpis przewodniczącego, a załącznikiem do protokołu powinna być lista obecności. Sporządzenie listy obecności jest bardzo ważne, a ten aspekt często umyka przedsiębiorcom sporządzającym protokół z ZZW bez asysty profesjonalnego pełnomocnika. Jak odbyć ZZW w sp. z O ile umowa spółki nie przewiduje inaczej, co do zasady ZZW powinno odbywać się w siedzibie spółki, w terminie 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego. Nie ma jednak przeszkód, aby odbywało się poza siedzibą spółki, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę w protokole bądź na piśmie. W przypadku wielu spółek rok obrotowy będzie pokrywał się z rokiem kalendarzowym, co oznacza, że termin na przeprowadzenie ZZW będzie przypadał na czerwiec każdego roku. Aby jednak sprawozdanie mogło się odbyć, konieczne jest posiadanie wymaganych dokumentó księgowych (w tym w szczególności sprawozdania finansowego). Bez tychże dokumentów, przeprowadzanie ZZW zdaje się być bezprzedmiotowe. Przede wszystkim odbycie Zgromadzenia, jak wskazano powyżej, wiąże się z obowiązkiem sporządzenia protokołu z obrad. Warto wszystkie potrzebne dokumenty, w tym projekt protokołu przygotować przed Zgromadzeniem. Uzgodniony przez wspólników tekst protokołu przed rozpoczęciem obrad może znacznie usprawnić cały proces. Jeżeli wspólnicy nie mogą uczestniczyć w obradach, co do zasady ich obecność nie jest obowiązkowa. Brak obecności nie tamuje możliwości obrad, o ile wspólnicy zostali prawidłowo powiadomieni. Możliwe jest także odbycie ZZW bez formalnego zwołania, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a żaden ze wspólników nie wniósł sprzeciwu co do przeprowadzenia zgromadzenia. Co do przebiegu, na ZZW wspólnicy głosują nad przedstawionymi w porządku obrad uchwałami. Ważne jest, że KSH wprost przewiduje, że głosowanie nad niektórymi uchwałami z mocy prawa musi być tajne. Co do zasady bowiem głosowanie na zzw ma charakter jawny. Jeżeli tryb głosowania został niezachowany- może to skutkować nieważnością danej uchwały. W związku z nowo wprowadzonymi przepisami tzw. specustawy covidowej, głosowanie nad uchwałami w ZZW może być także dopuszczone w formie zdalnej (tak jak samo odbycie zgromadzenia- także może odbywać się przy użyciu komunikatorów umożliwiających jednoczesne porozumiewanie się wszystkich wspólników). Jeżeli wszystkie uchwały podjęte porządkiem obrad zostały podjęte (bądź odrzucone)- Przewodniczący zamyka zgromadzenie. ZZW- zakres obrad KSH wprost przewiduje kwestie zastrzeżone wyłącznie dla Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników w spółce z Należą do nich: Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków. Nie ma także przeciwwskazań, aby na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników podjąć inne uchwały, np. zmienić członka zarządu czy postanowić o ważnej dla spółki inwestycji, która wymaga uchwały wspólników. Ważne jednak, aby te uchwały były wymienione w zawiadomieniu (o ile było ono wystosowane do wspólników), a następnie w porządku obrad. Ponadto, na ZZW powinno podjąć się uchwałę o dalszym istnieniu spółki, pod pewnymi warunkami. Jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd jest obowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki. Zazwyczaj ten czas przypada na okres podejmowania uchwał w ramach ZZW. Odbyliśmy ZZW- co dalej? Odbycie obrad i sporządzenie protokołu to nie koniec obowiązków spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Przede wszystkim protokół powinien zostać wciągnięty do prowadzonej w spółce księgi protokołów. Obowiązek ten co do zasady obciąża przewodniczącego zgromadzenia. Ponadto, w szczególności w odniesieniu do sprawozdania finansowego konieczne jest jego złożenie (oczywiście po uprzednim sporządzeniu, podpisaniu i zatwierdzeniu) do Repozytorium Dokumentów Finansowych. W tym zakresie przekazanie sprawozdania do sądu rejestrowego (za pośrednictwem ww. Repozytorium) może odbyć się wyłącznie w formie elektronicznej. Pełnomocnik wspólnika na ZZW Odbycie ZZW w spółce z może zdawać się skomplikowane, a uchybienia w którymkolwiek aspekcie Zgromadzenia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji- uwzględniając w tym nieważność uchwały. Na ZZW wspólnika może reprezentować profesjonalny pełnomocnik- oznacza to, że w spółkach,w których jest jeden lub 2-3 wspólników, można powierzyć całość praw i obowiązków zgromadzenia jednemu profesjonalnemu pełnomocnikowi, który będzie mógł sporządzić zgodny z prawem protokół, przygotować Zgromadzenie, przeprowadzić je i dostarczyć spółce gotowe, podpisane dokumenty, będące spełnieniem obowiązków przewidzianych w KSH dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Jest to opcja zdecydowanie warta rozważenia- profesjonalny pełnomocnik z pewnością oszczędzi wspólnikom wiele czasu na przygotowanie stosownych uchwał. Poszukujes profesjonalnego pełnomocnika? Skontaktuj się z nami Kancelarii Prawnej „LEGATO”. (dowód: protokół ze zwyczajnego zgromadzenia wspólników k. 61-72, pełnomocnictwo k. 73, lista obecności k. 74) Pismem z 22 października 2019 r. powód wezwał pozwaną do zapłaty 58 169,85 zł, w terminie 7 dni od otrzymania wezwania. Zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest organem kolegialnym. Powstaje zatem pytanie czy w spółce jednoosobowej, a zatem takiej, w której występuje wyłącznie jeden wspólnik, organ taki również funkcjonuje, a jeżeli tak, to na jakich zasadach?Jednoosobowa spółka z od definicji czym jest jednoosobowa spółka z określonej w art. 4 § 1 ust. 3 kodeksu spółek handlowych (dalej jako: „ksh”) należy podkreślić, że spółka taka nie stanowi odrębnego rodzaju, ale funkcjonuje analogicznie jak spółki z większą ilością wspólników. Oznacza to, że zgromadzenie wspólników, które jest organem obligatoryjnym w każdej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, występowało będzie również w spółce funkcjonowania takiego organu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością mającą jednego wspólnika reguluje przede wszystkim art. 156 ksh, zgodnie z którym w jednoosobowej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu jednak należy, że przepisy dotyczące zgromadzenia wspólników dostosowane są w głównej mierze do spółek w których występuje więcej niż jeden wspólnik. W związku z tym, z uwagi na charakter spółki jednoosobowej, część przepisów może być stosowana wyłącznie z odpowiednimi modyfikacjami, cześć z kolei w ogóle nie znajdzie do takiej spółki spółki z odniesieniu do spółki jednoosobowej stosuje się wprost przepisy nakładające obowiązek zwołania zgromadzenia przez organy spółki w konkretnych sytuacjach, jak również takie, które określają obowiązkowy przedmiot zgromadzenia. Chodzi tutaj w szczególności o przepisy art. 231 ksh (zwyczajne zgromadzenie wspólników) oraz przepisy art. 232 oraz 233 ksh (regulujące odpowiednio instytucję nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz obowiązek zwołania zgromadzenia w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki).W spółce jednoosobowej zgromadzenie wspólników może być również tradycyjnie zwoływane przez zarząd. Częściej w tej sytuacji stosowany będzie jednak art. 240 ksh, zgodnie z którym jedyny wspólnik może powziąć uchwały bez formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, ponieważ cały kapitał jest wówczas na zgromadzeniu funkcji wspólnika i członka zarząduW sytuacji gdy w spółce ta sama osoba łączyć będzie funkcję jedynego wspólnika oraz członka zarządu spółki, niektóre przepisy dotyczące zwołania zgromadzenia nie znajdą praktycznego zastosowania. Tak będzie np. w przypadku art. 235 § 1 ksh określającego kompetencje zarządu do zwołania zgromadzenia wspólników czy też art. 238 ksh regulującego zasady informowania wspólników o zwołaniu zgromadzenia w przypadku jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie znajdą z kolei regulacje, które dotyczą organizacji zgromadzenia jako organu spółki oraz wzajemnych relacji pomiędzy uczestnikami zgromadzenia. Jako przykłady można podać tutaj art. 234 § 2 ksh, wymagający wyrażenia zgody na piśmie przez wszystkich wspólników na odbycie zgromadzenia w innym miejscu na terytorium Polski czy też art. 236 ksh określający żądania wspólników mniejszościowych. W spółce posiadającej jedynego wspólnika nie będą stosowane również takie przepisy jak art. 239 ksh regulujący możliwość powzięcia uchwały w sprawie nieobjętej porządkiem obrad, art. 241 ksh dotyczący ważności zgromadzenia, art. 245 oraz 246 ksh regulujące większość głosów, a także art. 247 § 2 i 3 ksh odnoszący się do tajności lub stwierdzenie nieważności uchwałyCiekawym zagadnieniem w przypadku spółki jednoosobowej jest również instytucja powództwa o uchylenie uchwały (art. 249 ksh), jak również powództwa o stwierdzenie jej nieważności (art. 252 ksh).W spółce jednoosobowej możliwe jest bowiem zaskarżanie uchwał w powyższych trybach, jednak zmianie ulegnie legitymacja czynna osób, które będą mogły z takim powództwem wystąpić. Podmiotami uprawnionymi do wytoczenia powództwa będą:zarząd,rada nadzorcza,komisja rewizyjna,poszczególni członkowie organów tych wiadomych względów takie powództwo nie będzie przysługiwało wspólnikowi, który w takiej sytuacji musiałby w rzeczywistości zaskarżać uchwałę, którą sam wskazać należy, że choć do zgromadzenia wspólników w jednoosobowej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością stosuje się odpowiednio przepisy regulujące zgromadzenie wspólników rozumiane jako organ kolegialny, to w praktyce spotkać można się z wieloma problemami dotyczącymi jego organizacji oraz przebiegu. W związku z powyższym uzasadniony wydaje się być postulat bardziej szczegółowego uregulowania w przepisach ksh instytucji zgromadzenia wspólników w spółce jednoosobowej, uwzględniającego jej istotne odmienności, co z pewnością pozwoliłoby uniknąć wielu pojawiających się w praktyce wątpliwości. Prezentowany wzór protokołu, to zapis Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników, na którym doszło do uchwały wspólników w przedmiocie wyrażenia zgody na zbycie udziałów przez wspólników spółki. Bardzo często umowa spółki z o.o. uzależnia sprzedaż udziałów od zgody NW.. Większość umów spółek zawiera takie zapisy celem Mimo swojej przewrotnej nazwy zwyczajne zgromadzenie wspólników ma nadzwyczajny charakter. Chociaż mogłoby się wydawać, że dotyczy ono bieżącej działalności spółki to jest zupełnie odwrotnie. Cel zwyczajnego zgromadzenia spółki z Przedmiotem jego obrad są kwestie szczególne i doniosłe. Przepisy kodeksu spółek handlowych w niezwykle szczegółowy sposób regulują materię zwyczajnego zgromadzenia wspólników, porządku jego obrad, spraw na nim podejmowanych oraz terminu w którym ma się odbyć. Celem zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest przedstawienie wspólnikom działalności spółki w poprzednim roku. Zapoznaje się ich z podejmowanymi działaniami oraz ze stanem finansowym spółki. Zwyczajne zgromadzenie wspólników ma szczególne znaczenie w sytuacji, gdy wspólnicy nie są szczególnie zaangażowani w jej działalność. Jeśli nie pełnią funkcji w zarządzie i nie są zaznajomieni z bieżącą działalnością to dzięki zgromadzeniu zapoznają się z sytuacja. W przypadku niewielkich spółek z ograniczoną odpowiedzialnością jego znaczenie jest mniejsze, gdyż często wspólnicy są jednocześnie członkami zarządu i na bieżąco prowadzą sprawy i reprezentują spółkę. Termin zwyczajnego zgromadzenia spółki z Przepisu art. 231 § 1 Kodeksu spółek handlowych, nakłada obowiązek odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. W większości przypadków rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Co za tym idzie, zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno się odbyć do 30 czerwca każdego roku. A co jeśli zwyczajne zgromadzenie wspólników nie odbędzie się w wymaganym terminie? Uchybienie terminowi odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników nie stanowi samo przez się podstawy stwierdzenia nieważności powziętych na nim uchwał.. Uchybienie terminowi odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników może natomiast stanowić podstawę odpowiedzialności organizacyjnej czy nawet cywilnoprawnej członków zarządu. Przykładem jest sytuacja, gdy wspólnik wykaże, że poniósł szkodę na skutek późniejszego otrzymania dywidendy. Do zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników zobowiązany jest zarząd. W toku likwidacji spółki, z mocy odesłania zawartego w art. 280, powinność ta spoczywa na likwidatorach. Sporna jest natomiast kwestia dotycząca tego czy zwyczajne zgromadzenie wspólników może odbyć się w trybie przepisu art. 240 KSH tj. bez uprzedniego zwołania. Jednakże większość doktryny opowiada się za taką możliwością wskazując, że w przypadku niewielkich lub jednoosobowych spółek z może być to ułatwienie. Zwoływanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników byłoby zbędnym formalizmem, w szczególności gdy członkowie zarządu byli jednocześnie wspólnikami. Przedmiot i porządek obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników Przedmiot i porządek obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników wskazano w treści przepisu art. 231 § 2 KSH. Na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników należy rozpatrzeć i zatwierdzić sprawozdanie zarządu z działalności spółki oraz sprawozdanie finansowego za ubiegły rok obrotowy. Na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników podejmuje się też uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty. Chyba, że zgodnie z art. 191 § 2 sprawy te wyłączono spod kompetencji zgromadzenia wspólników. Zwyczajne zgromadzenie wspólników udziela członkom organów spółki absolutorium z wykonywania przez nich obowiązków. Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników mogą być również inne sprawy, jednakże wymagają one wyraźnego zapowiedzenia w porządku obrad. W szczególności dotyczy to powołania nowych piastunów w związku z wygaśnięciem mandatów dotychczasowych członków organów. Rozpatrywanie i zatwierdzanie sprawozdań W odniesieniu do rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdań należy wskazać, że sporządza się je w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności. Przed podjęciem uchwały w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego lub sprawozdania zarządu z działalności konieczne jest przedstawienie wspólnikom istotnych elementów obu tych sprawozdań. Wspólnicy mają możliwość dyskusji nad treścią tych dokumentów, prawo zadawania pytań członkom zarządu spółki (jak też członkom organów nadzorczych), żądania udzielenia wyjaśnień i odpowiedzi. Zgromadzenie wspólników ma także prawo żądać uzupełnienia lub poprawienia treści sprawozdań przez zarząd. W pojęciu rozpatrzenia sprawozdania nie mieści się uprawnienie zgromadzenia wspólników do samodzielnego dokonywania zmian w treści sprawozdań. Uchwała (uchwały) powinno podjąć się w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania (sprawozdań). Protokół uchwał powinien wyraźnie wskazywać, że przed podjęciem uchwały sprawozdania rozpatrzono. Uchwała w przedmiocie podziału zysku Uprawnienie to można wyłączyć spod kompetencji zgromadzenia wspólników. Wtedy minimalny zakres zgromadzenia zwyczajnego ogranicza się do zatwierdzenia sprawozdań oraz udzielenia absolutorium osobom pełniącym funkcje w organach spółki. Gdy jednak zwyczajne zgromadzenie nie zostało pozbawione tej kompetencji wówczas uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty można podjąć dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. W spółkach, w których powołano radę nadzorczą lub komisję rewizyjną, wniosek zarządu spółki dotyczący podziału zysku lub pokrycia straty podlega ocenie organu nadzorczego (lub obu tych organów, jeśli zostały powołane). Ocena ta podlega złożeniu zgromadzeniu wspólników (art. 219 § 3 i art. 221 § 1 KSH). Zgromadzenie wspólników nie jest jednak związane wnioskiem zarządu spółki co do podziału zysku lub pokrycia straty. Udzielenie absolutorium członkom organów spółki Absolutorium z wykonania obowiązków jest wyrazem akceptacji przez wspólników działań członków organów spółki podejmowanych w poprzednim roku obrotowym. Udzielenie absolutorium dotyczy wszystkich członków wszystkich organów spółki (zarządu, rady nadzorczej i komisji rewizyjnej), którzy pełnili funkcje w ostatnim roku obrotowym. Jednocześnie odmowa udzielenia absolutorium przez zwyczajne zgromadzenie wspólników nie skutkuje automatycznym odwołaniem członka organu z pełnionej funkcji, jak też nie wywołuje jeszcze wprost żadnych innych negatywnych konsekwencji. Odmowa udzielenia absolutorium może natomiast skutkować podjęciem przez wspólników uchwały o odwołaniu takiego członka organu. Uchwała w przedmiocie udzielenia absolutorium jest sprawą osobową w rozumieniu przepisu art. 247 § 2 KSH, a zatem wymaga głosowania tajnego. Inne sprawy Zgodnie z art. 231 § 5 KSH przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników mogą być także inne sprawy, niż wskazane w art. 231 § 2 KSH, w tym w szczególności rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego grupy kapitałowej. Kompetencje dodatkowe zgromadzeniu wspólników można nadać na mocy ustawy bądź umowy spółki. Przykładowo, zwyczajne zgromadzenie wspólników może podjąć uchwały w przedmiocie powołania lub odwołania członków organów spółki. To może mieć szczególne znaczenie w związku z art. 202 § 1 i 2 oraz art. 218 § 1 i 2 KSH. Inną możliwością są uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki. Wówczas jednak uchwały trzeba objąć protokołem sporządzonym przez notariusza. Wśród jego kompetencji jest też wybór biegłego rewidenta do zbadania sprawozdania finansowego spółki za kolejny rok obrotowy. Przedmiotem obrad może być też np. wyrażenie zgody na wydzierżawienie przedsiębiorstwa. Reasumując, chociaż z nazwy wynika, że przedmiotem zgromadzenia są sprawy typowe, zwyczajne jest to nieprawda. Zwyczajne zgromadzenie wspólników dotyczy spraw wyjątkowych, najistotniejszych, mających największy wpływ na działalność spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jego rola jest szczególna w odniesieniu do dużych spółek z w których wspólnicy na co dzień nie zajmują się działalnością spółki. Dopiero na zgromadzeniu wspólników zaznajamiają się oni z jej planem biznesowym i działaniami przez nią podejmowanymi. Ważne jest, aby na zgromadzeniu był reprezentowany cały kapitał zakładowy. Wtedy wszyscy inwestorzy są zaangażowani w to co dzieje się w spółce i mają świadomość jakie decyzje są podejmowane.W dzisiejszym wpisie chcielibyśmy Państwu przedstawić obowiązki zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia akcjonariuszy) w zakresie zatwierdzenia oraz złożenia do odpowiednich rejestrów sprawozdania finansowego za rok obrotowy kończący się 31 grudnia 2022 r. Warto podkreślić, że Minister Finansów nie przedłużył w tym roku
Czy musimy zwoływać zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z w likwidacji? Nierzadko trafiają do mnie spółki, którym nie udało się zakończyć likwidacji i z powodzeniem wykreślić spółki z KRS. Dlaczego? Powody są różne. Dzisiaj napiszę o jednym z nich. Otóż po podjęciu uchwały o likwidacji spółki i zgłoszeniu zmiany do KRS części z Was wydaje się, że jedyne co mają zrobić to zgłosić podjęcie uchwały do KRS i w sumie na tym koniec. Część z Was dokonuje jeszcze ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym i po upływie 6 miesięcy sporządza sprawozdanie finansowe i składa wniosek o wykreślenie spółki. Zwyczajnie część z Was wychodzi z założenia, że podczas likwidacji większość dotychczasowych obowiązków ulega zawieszeniu, a tak nie jest. Dzisiaj skupię się na zwyczajnym zgromadzeniu podczas likwidacji. Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z w likwidacji W trakcie likwidacji spółki po upływie każdego roku obrotowego spółka z sporządza roczne sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności likwidatora. Zatem co do zasady, jeśli spółka jest w trakcie likwidacji to po zakończeniu każdego roku obrotowego ma te same obowiązki, jak przed likwidacją. Oczywiście z małymi wyjątkami. Sprawozdanie finansowe poza osobą je sporządzającą podpisuje likwidator. Likwidator sporządza i podpisuje również sprawozdanie ze swej działalności za zakończony rok obrotowy. Jeśli z kolei chodzi o samo zwyczajne zgromadzenie wspólników to zasady zwołania i odbycia są takie same jak przed likwidacją. Z tą różnicą, że zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników również należy do obowiązków likwidatorów. Na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników podejmujecie uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności likwidatora. Nie podejmujecie jednak uchwały o podziale zysku. A jeśli już podejmiecie uchwałę to zysk możecie wypłacić w momencie kiedy jest możliwy podział majątku pozostałego po likwidacji. Ponadto zwyczajne zgromadzenie podejmuje uchwałę o udzieleniu absolutorium likwidatorom. Uchwałę o absolutorium podejmuje również wobec członków rady nadzorczej, jeśli w spółce jest rada nadzorcza. Złożenie dokumentów rocznych do KRS W trakcie likwidacji spółki aktualny pozostaje również obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS. Za realizację tego obowiązku odpowiedzialni są likwidatorzy. Zatem zasady dotyczące sporządzenia dokumentów rocznych, zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, terminów, formy i sposobu złożenia dokumentów do KRS obowiązują również spółki z w likwidacji. Z tą różnicą, że w trakcie likwidacji są obowiązkiem likwidatorów i to oni podnoszą odpowiedzialność za ich sporządzenie i złożenie. Zatem w momencie złożenia wniosku o wykreślenie spółki z KRS po zakończeniu likiwdacji, musicie mieć złożone do KRS dokumenty za zakończone lata obrotowe. W przeciwnym wypadku zanim KRS dokona wykreślenia, bedziecie zobowiązani złożyć wszystkie brakujące dokumenty. ********************************************** Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist dla spółki z to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z w likwidacji Zapraszam Was do zapoznania się z poprzednimi wpisami: Od czego zacząć likwidację spółki z Elektroniczny KRS również dla spółek w likwidacji Zapraszam również na drugiego bloga o spółce z Zarząd w spółce z Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych W czym mogę Ci pomóc? Na blogu jest wiele artykułów, w których dzielę się swoją wiedzą bezpłatnie. Jeżeli potrzebujesz indywidualnej płatnej pomocy prawnej, to zapraszam Cię do kontaktu. Przedstaw mi swój problem, a ja zaproponuję, co możemy wspólnie w tej sprawie zrobić i ile będzie kosztować moja praca. Zgromadzenia wspólników zwołuje zarząd. Podejmuje więc w tej sprawie najpierw uchwałę co do terminu zwyczajnego zgromadzenia. Gdyby jednak nie zwołał zebrania w ustawowym terminie lub czasie określonym w umowie spółki (nie jest bowiem wykluczone postanowienie umowy mówiące, że doroczne zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywa się np. w terminie 3 miesięcy od zakończeniaZapraszam Was na wpis 5 najczęściej występujących błędów w protokołach zwyczajnych zgromadzeń wspólników. Dzisiaj jest ostatni dzień na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników za 2020 rok. Dotyczy to spółek z których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Oczywiście, jeśli nie wyrobicie się w terminie to sam fakt opóźnienia nie oznacza nieważności uchwał. 5 najczęściej występujących błędów w protokołach zwyczajnych zgromadzeń wspólników W swojej pracy mam do czynienia z różnymi protokołami zgromadzeń wspólników. Czasem są tam mniejsze, a czasem większe błędy. A czasem zwyczajnie sugerują jedynie, aby następnym razem pewne zapisy umieścić w protokole. Dzisiaj postanowiłam napisać o 5 takich błędach, które występują najczęściej. Oczywiście piszę tutaj wyłącznie z własnej praktyki. Błędy, z którymi mam najczęściej do czynienia to: Mylenie zwyczajnego zgromadzenia wspólników z nadzwyczajnym zgromadzeniem wspólników. Brak wyłączenia wspólnika od głosowania nad uchwałą o udzieleniu absolutorium. Niestosowanie trybu tajnego w uchwałach o udzieleniu absolutorium i powołania. Nieprawidłowe liczenie głosów na zgromadzeniu wspólników. Brak podpisów lub nieprawidłowe podpisy pod protokołem oraz brak listy obecności. Mylenie zwyczajnego zgromadzenia wspólników z nadzwyczajnym zgromadzeniem wspólników Co do zasady w ciągu roku obrotowego powinno się odbyć jedno zgromadzenie wspólników, które jest podsumowaniem zakończonego roku obrotowego. Jest to zwyczajne zgromadzenie wspólników i powinno odbyć się najpóźniej 6 miesięcy po zakończeniu tego roku obrotowego. Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być przynajmniej: rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania z działalności spółki rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty udzielenie członkom organów spółki absolutorium (dotyczy wszystkich członków zarządu i członków rady nadzorczej, jeśli jest powołana). W związku z pandemią ten termin został przesunięty o 3 miesiące, zarówno w tym roku, jak i ubiegłym. Mogą zdarzyć się sytuacje, że będzie potrzeba, aby zwyczajnych zgromadzeń było więcej, ale o tym przeczytacie we wpisie Czy jednego roku można odbyć więcej niż jedno zwyczajne zgromadzenie wspólników? Pozostałe zgromadzenia to nadzwyczajne zgromadzenia wspólników i na nich podejmujecie inne niezbędne uchwały. Zatem obowiązkowo powinno odbyć się przynajmniej jedno i to właśnie zwyczajne zgromadzenie wspólników w ciągu roku. Brak wyłączenia wspólnika od głosowania nad uchwałą o udzieleniu absolutorium Na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników podejmujecie też uchwały o udzieleniu absolutorium członkom zarządu i członkom rady nadzorczej, jeśli jest w spółce. Zgodnie z art. 244 jeśli wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu czy rady nadzorczej powinien wyłączyć się od głosowania nad tą uchwałą. Jeśli reprezentuje go pełnomocnik, również jego to dotyczy. Zatem wspólnik nie bierze udziału w głosowaniu nad uchwałą jego dotyczącą. Więcej przeczytacie o tym we wpisie Wyłączenie od głosowania a bezwzględna większość. Przykładowy zapis: Ze względu na treść art. 244 kodeksu spółek handlowych, Pan ……………….. wyłączył się od głosowania na uchwałą. Głosowano – w głosowaniu tajnym – w sposób następujący: za podjęciem uchwały oddano 87 głosów; przeciw podjęciu uchwały oddano 0 głosów; głosów „wstrzymujących się” oddano 0. Niestosowanie trybu tajnego w uchwałach o udzieleniu absolutorium i powołania Na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników podejmowane są uchwały o udzieleniu absolutorium. Podejmowane są również uchwały dotyczące zmian osobowych w zarządzie czy radzie nadzorczej. Nie zawsze pamiętacie o zachowaniu trybu tajnego w głosowaniu nad tymi uchwałami. Pod uchwałą powinien być zapis w jakim trybie uchwała została podjęta. Nie dotyczy to jedynie jednoosobowych spółek z ponieważ w tych spółkach nie ma możliwości zachowania tajności przy podejmownaiu uchwał. Nieprawidłowe liczenie głosów na zgromadzeniu wspólników Zwykle ilość udziałów odpowiada ilości głosów na zgromadzeniu wspólników. Oczywiście mogą zdarzyć się udziały uprzywilejowane co do głosów, ale to już sprawdzicie w umowie spółki. W większości spółek ilość udziałów = ilość głosów. A to oznacza, że jeśli wspólnik ma 45 udziałów to odpowiada to 45 głosom na zgromadzeniu, a nie 1 głosowi. Zatem ilość głosów nie odpowiada liczbie wspólników, tylko liczbie udziałów. Oczywiście może zdarzyć się tak, że w spółce każdy wspólnik ma jeden udział i jeden głos, ale w praktyce takich spółek nie jest wiele. Mogłabym jeszcze dodać, że często pod uchwałą brakuje informacji o sposobie głosowania. Sugeruję zamieszczać taką informację jak na przykładzie poniżej: Głosowano – w głosowaniu jawnym – w sposób następujący: za podjęciem uchwały oddano 100 głosów; przeciw podjęciu uchwały oddano 0 głosów; głosów „wstrzymujących się” oddano 0. Brak podpisów lub nieprawidłowe podpisy pod protokołem oraz brak listy obecności W tym przypadku skumulowałam brak podpisów i listy obecności. Pod protokołem podpisuje się przewodniczący i protokolant. Mogą też podpisać się wszyscy wspólnicy. Jednak podpis przewodniczącego i protokolanta to wymagane minimum. W małych spółkach zwykle przewodniczący jest jednocześnie protokolantem. Do protokołu z kolei załączacie listę obecności. Na niej powinni być wypisani wszyscy wspólnicy z liczbą udziałów oraz liczbą głosów, a także miejscem na podpis wspólnika. Pod listą również podpisuje się przewodniczący zgromadzenia. Często tych podpisów brakuje, a treść protokołu nie wskazuje kto był obecny na zgromadzeniu wspólników. Przykładowa lista obecności Tych błędów zdarza się znacznie więcej, ale w/w występują najczęściej. Do tej listy błędów dodałabym chociażby brak wskazania czy zgromadzenie zostało formalnie zwołane poprzez wysłanie zawiadomień do wspólników czy w trybnie art. 240 czyli bez formalnego zwołania. Sporządzenie i złożenie sprawozdania finansowego spółki z W sklepie na blogu możecie kupić ebooka Sporządzenie i złożenie sprawozdania finansowego spółki z Obowiązki spółki z po zakończeniu roku obrotowego. Dowiecie się z niego jakie dokumenty za zakończony rok obrotowy musicie sporządzić i w jakim terminie. Znajdziecie w nim informacje o tym jak zwołać i odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników. A także co dalej zrobić z dokumentami rocznymi, jeśli macie je już gotowe. Wszystko napisane prostym i zrozumiałym językiem. ********************************************** Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Wzór protokołu zwyczajnego zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami: Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2020 rok Czy jednego roku można odbyć więcej niż jedno zwyczajne zgromadzenie wspólników? O czym muszę pamiętać po rejestracji spółki z w S24? Jak zawiesić działalność spółki z po 1 lipca 2021 r. Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z oraz bloga Zarząd w spółce akcyjnej Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych W czym mogę Ci pomóc?nAxHP7o. 289 117 475 392 118 106 446 165 379